6 συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τρελαίνουν τους πάντες

 6 συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τρελαίνουν τους πάντες

Κάλυ Σήμερα, τα email είναι πλέον ο προτιμώμενος τρόπος επικοινωνίας των επιχειρήσεων. Όπως και το κείμενο, είναι εύκολο να γίνει και φτάνει αμέσως στους παραλήπτες. Ωστόσο, του λείπει το βάθος που δεν επιτρέπει στους παραλήπτες του να λάβουν το πλήρες μήνυμα που θέλετε να μεταδώσετε, κάτι που δεν ισχύει για συνομιλίες πρόσωπο με πρόσωπο. Εξαιτίας αυτού, τείνουμε να επιλέγουμε τρελές συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να προσπαθήσουμε να δώσουμε ολόκληρη τη σκέψη μας που όλοι βρίσκουν ενοχλητικό να αντιμετωπίσουν. Αν θέλετε να αποφύγετε αυτές τις συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακολουθούν οι 6 συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να αποφύγετε για να αποτρέψετε την τρέλα των ανθρώπων όταν λαμβάνουν το email σας και πώς να το διορθώσετε: 1. Κρεμασμένες ερωτήσεις Αυτή η συνήθεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνουν μια ερώτηση ή ένα αίτημα που απαιτεί παρακολούθηση, αλλά αντ' αυτού απαντήσατε "K" ή "Ok". Όταν οι άνθρωποι λάβουν το email σας, θα ενοχληθούν για το πώς μπορούν να απαντήσουν ή θα αναρωτηθούν αν το καταλαβαίνετε. Μια πολύ καλή συμβουλή για να μειώσετε αυτές τις αιωρούμενες ερωτήσεις είναι να στείλετε ένα σύντομο email με όλα τα πράγματα που θέλετε να πείτε και πότε χρειάζεστε μια απάντηση, εάν χρειαστεί. 2. Λάθος μέσο Μερικές φορές, συγκεκριμένα μηνύματα είναι κατάλληλα για άλλους τύπους μέσων επικοινωνίας. Τα email είναι ιδανικά για άμεσο και οτιδήποτε δεν είναι ευαίσθητο στο χρόνο. Εν τω μεταξύ, εάν χρειάζεται να συζητήσετε ένα θέμα λεπτομερώς ή απλά θέλετε να μιλήσετε σε κάποιον σε πραγματικό χρόνο, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνο ή να μιλήσετε μαζί του αυτοπροσώπως. Η χρήση email για συνομιλίες ή συζητήσεις μπορεί να γίνει ενοχλητική και αργή, διαταράσσοντας τη ροή της συζήτησης. Πριν στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας δεν είναι ευαίσθητο στο χρόνο και δεν θα προκαλέσει συζητήσεις. Εάν είναι, μείνετε σε τηλεφωνικές ή διαπροσωπικές συνομιλίες. 3. Αποστολή επειγόντων αιτημάτων μέσω email Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, τα email είναι ιδανικά για θέματα ή αιτήματα που δεν είναι ευαίσθητα στον χρόνο. Εάν στείλετε σε κάποιον ένα επείγον αίτημα μέσω email, θα υπάρξουν άτομα που ενδέχεται να μην λάβουν το επείγον του μηνύματός σας ή να το δουν εγκαίρως. Εάν το μήνυμά σας απαιτεί άμεση απάντηση, επικοινωνήστε με τον παραλήπτη σας μέσω τηλεφώνου ή μεταβείτε απευθείας σε αυτόν. 4. Περιπλανώμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Μερικοί άνθρωποι τείνουν να στέλνουν μεγάλα και περιελιγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα οποία μπορεί να είναι πολύ ενοχλητικά για να τα προσπεράσουμε και να τα καταλάβουμε. Μερικές φορές, αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν έχουν καν τις σωστές πληροφορίες που χρειάζεται ο παραλήπτης. Εάν μπορείτε να κάνετε μια εφαπτομένη όταν γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φροντίστε να δηλώσετε γιατί στέλνετε email στο πρώτο μέρος του μηνύματος. 5. Ίδιο θέμα αλλά διαφορετικό θέμα Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, τα email δεν γίνονται για συνεχείς ανταλλαγές, οι οποίες είναι συχνά ευαίσθητες στο χρόνο. Μερικές φορές, εάν απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα, μπορεί να σκεφτείτε κάτι άλλο να ρωτήσετε τον παραλήπτη, ακόμα κι αν δεν σχετίζεται με το κύριο θέμα για το οποίο απευθύνεται το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν θέλετε να μιλήσετε για κάτι άλλο, φροντίστε να στείλετε ένα διαφορετικό email με αυτό το θέμα ως θέμα. 6. Μόνο συνημμένα Στέλνετε σε κάποιον συνημμένο αρχείο; Εάν αυτό είναι ναι, μπορεί να σας ζητηθεί να αφήσετε το κύριο μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κενό με την πεποίθηση ότι ο παραλήπτης σας θα λάβει ήδη το μήνυμά σας μέσω του συνημμένου σας. Είναι καλύτερο να το αποφύγετε αυτό γιατί τους δίνετε επιπλέον δουλειά για να ξέρουν γιατί στέλνετε το συνημμένο εξαρχής. Κατά την αποστολή συνημμένων, γράψτε μια σύντομη περιγραφή του συνημμένου, ώστε ο παραλήπτης σας να γνωρίζει σε τι χρησιμεύει. Τα email θα είναι εδώ για να μείνουν και αν θέλετε αυτά τα email να κάνουν τη διαφορά στις συζητήσεις και την εργασία σας, πρέπει να ασκήσετε καλές συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που οι άνθρωποι θα εκτιμήσουν. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να δείτε τον τύπο της συνήθειας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε και εάν η συνήθεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι μία από αυτές τις έξι, δοκιμάστε να την αλλάξετε με τις συμβουλές που παραθέσαμε. Θα παρατηρήσετε διαφορά στον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι απαντούν στα email σας και κάνουν τα πράγματα πιο αποτελεσματικά. Πες μου λοιπόν τι σε ενοχλεί όταν σου στέλνουν email οι άλλοι; https://middleme.net/